OFFICE DESIGN OF KAMIHISA
カミヒサのオフィスデザイン
オフィス移転・リニューアル＆デザイン
オフィス環境に対するニーズは、コロナ禍による働き方改革の影響も受けて多様化しています。
従業員の方々が快適に勤務できる環境を整えることが、生産性の向上に直結することは間違いありません。
オフィス移転全般のサポートを希望される場合は、株式会社カミヒサにお任せください。
当社ができること
- ― 移転のプランニング
- ― デザイン・レイアウト考案
- ― 導入設備の選定
- ― 実際の工事や搬入などの施工
- ― 移転の準備やフローのレクチャー
- ― 業者との折衝
- ― 完了後の保守
カミヒサは物販・事務機器・オフィス家具・レイアウト・3D・内装と、あらゆるサービスをワンストップでトータルサポートいたします。70年の歴史の中で、平面と空間の両方への知見を深めており、さまざまな状況で適切なサポートを行なえる対応力が自慢です。充実したアフターフォローも含め、包括的なご提案とご対応をさせていただきます。
プロジェクトマネージメント
オフィス移転やリニューアル、プロジェクトの立ち上げから完了にいたるまで、全プロセスを当社でマネジメントいたします。
スケジュールや品質・コスト管理の最適化を目指し、積極的にコミュニケーションを取りながら、お客様にとって最適なパートナーとしてご支援いたします。
「ビル側の指定業者を使わなければならない…」
「業者との折衝も発生する…」
「ちゃんとした工事をしてもらわなきゃ…」
このようなプレッシャーを抱えながら、通常業務も普段どおりに行うのは困難です。
当社にご相談・ご依頼いただければ、貴社の総務代行として、企画・設計からデザイン・竣工、アフターフォローまでのすべてを、責任を持って行います。
内装・間仕切り・設備工事
お客様と当社で定めたデザインコンセプトに基づき、間仕切りや天井・壁面の装飾の施工などを行います。
また、床のOAフロア化から仕上げ材・サイン計画・空調・防災工事・現状復旧工事等の施工と施工管理も当社のサービス内容のひとつです。
とくにエントランスや応接室といったお客様をお迎えする空間は、企業にとって「顔」と言える場所です。
内装を一新することにより、企業のブランドイメージを向上させるきっかけになります。
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▲株式会社 吉川製作所 様
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▲LUSSO株式会社 様
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▲金陵電機株式会社 様
ブランディングにより、お客様の信頼感をアップさせることに加えて、リクルート対策にも役立つでしょう。
また、自社のブランディングをオフィスデザインに取り入れることで従業員に自社のイメージや方向性を浸透させられ、知的生産性の向上により業務効率を高められます。
オフィスファニチャー
オフィス家具をはじめ、医療福祉施設家具、学校教育関連家具など最適なメーカー選定と、什器の選定をトータルでご提案いたします。
当社は大きな企業様からもお選びいただくことが多く、あらゆる業種や規模のオフィスに対応するノウハウを備えることも強みです。業種にかかわらず、安心して当社にサポートをお任せください。
オフィスが机と椅子、そして電話だけで成立していた時代は終わりました。
近年のIT技術の進歩は、企業の体制そのものにも大きな変化をもたらしています。
進歩したIT環境を最大限に活かすためには、生産性を高める空間と活発なコミュニケーションが不可欠です。
最適なオフィスファニチャーの選定は、そのための空間作りに役立ちます。
オフィスセキュリティ
オフィスのセキュリティに関わる、ICカード・個人認証・指静脈などの入退室管理システムをはじめ、防犯カメラの設置など、最新の複合的オフィスセキュリティをご提案いたします。
近年社会問題化している個人情報の漏えいや、社員による機密情報の持ち出しなどのトラブルも、オフィスセキュリティの変更により改善できる可能性が高いでしょう。
また、安全管理という側面でもオフィスセキュリティの向上は重要です。
地震や火災が発生したときに、従業員が安全に避難できるオフィス環境を整えることは企業に課せられた義務でもあります。
このような被害を最小限に抑え、従業員の安全を守るためにも、オフィスレイアウトによる危機管理の向上は不可欠です。
GAIDE
オフィス移転ガイド
オフィス移転のメリット
オフィス移転にはさまざまなメリットがあります。
そのうちのいくつかをご紹介しましょう。
企業ブランド力が向上する
オフィス移転やオフィスレイアウトの変更はブランディングにもつながります。
事業内容や社風に合ったオフィスを作り上げることにより、顧客イメージの向上やリクルート対策にも役立つ可能性が高いでしょう。
また、ブランディングは従業員に対する企業イメージの周知・浸透にも役立ち、業務の効率化にも影響します。
生産性が向上する
オフィス移転に伴いレイアウトを変更すると、自社の知的生産性を大幅に向上させられる空間や、社員同士のコミュニケーションを活性化させる空間が生まれます。
IT技術の発展や、コロナ禍による働き方改革にも対応できるオフィス環境が整い、生産性の向上にも期待できるでしょう。
危機管理能力が向上する
オフィス移転を行うと、従業員の安全を守りやすくなることに加えて、情報漏えいなどのセキュリティ向上にも役立ちます。
防災設備が整った建物に移転し、万が一の際に避難しやすいレイアウトを整えると、火事や地震などの災害が発生したときにも従業員の命を守りやすくなるでしょう。
ICタグなどを用いた入退室管理や、文書・物品管理システムなどを導入すると、情報の持ち出しや漏えいなどのリスクにも備えられます。
コスト削減を達成できる
以下の理由により、オフィス移転とレイアウト変更はコスト削減にもつながります。
コスト削減を実現させる取り組み
| 書類の電子化 | 書庫などの無駄なスペースを圧縮し、家賃削減を達成できます。 |
|---|---|
| 外部倉庫の設置 | オフィス内を占拠する物品を移動させることにより、デッドスペースを有効活用できます。 |
| 応接室･会議室の見直し | 応接室や会議室に過剰なスペースを取っている場合、規模を見直すことにより固定費を削減できます。 |
| OA機器の統合 | FAX、コピー機、プリンタなどのOA機器を複合機に統一することにより、スペースを削減して有効活用できます。 |
これらの取り組みや見直しをオフィス移転前に検討することにより、自社の規模に最適なオフィス移転を実現させることが可能です。
社員のモチベーション向上や定着率の向上につながる
好立地のオフィスや、最新設備が導入されたオフィスへの移転により、社員のモチベーション向上と定着率の向上につながります。
リクルート対策にも効果を発揮するため、優秀な人材を確保しやすくなることもメリットです。
オフィス移転の流れに沿ったチェックリスト
オフィスの規模にもよりますが、オフィス移転にかかる期間は約8ヶ月です。
オフィス移転の時期ごとにすべきことを区分けして、ポイントをご紹介します。
オフィス移転の8～7ヶ月前にやるべきこと
オフィス移転の8～7ヶ月前にやることをチェックリストにしてご紹介します。
- オフィス移転の目的を明確化する
- 現オフィスの解約に関する条件を確認する
- 移転スケジュールを決める
- 移転先のビルを決める
- 作業を依頼する業者を決める
まずはオフィス移転の目的を整理します。
目的が決まると必要なオフィスの規模や設備が定まり、オフィス移転の失敗を防ぎやすいです。
オフィスの解約に関する条件は賃貸借契約書に記載されているため、解約予告期間や原状回復の費用などを確認しておきましょう。
業者の選定では、以下の依頼先を決めてください。
オフィス移転で依頼が必要な業者
- 移転先の物件を契約する不動産業者
- 移転先のレイアウトを設計する業者
- オフィス家具や機器の販売業者またはリース業者
- 引越し業者
- 原状回復業者
株式会社カミヒサでは、レイアウトのご提案から機器・商品の販売までを一貫して行っています。
オフィス移転の6～3ヶ月前にやるべきこと
オフィス移転の6～3ヶ月前にやることをチェックリストにしてご紹介します。
- レイアウトを検討する
- 内装工事の内容を決める
- オフィス家具やインターネット回線などのインフラの手配
- 契約する業者との打ち合わせ
社員が働きやすいオフィスレイアウトにするため、社員にもアンケートを取りながらレイアウトを検討しましょう。内装もオフィス全体の印象を左右する重大なポイントです。企業イメージやオフィスコンセプトを反映しデザインやカラーを採用しましょう。
レイアウトの検討と同時に進めるのがオフィス家具やインフラの手配です。インターネット回線や電話回線の契約は不可欠なので、移転当日までに利用できるように手配しましょう。各業者との契約もこのタイミングまでに済ませて、担当者と打ち合わせを進めてください。
オフィス移転の2～1ヶ月前にやるべきこと
オフィス移転の2～1ヶ月前にやることをチェックリストにしてご紹介します。
- 主要取引先への挨拶を済ませる
- 書類や備品などの住所変更を行う
- 従業員に引越しを周知して移転準備を進める
- 入居前に新しいオフィスを確認する
各取引先への挨拶、オフィス移転の日時や住所、新しい電話番号などを伝えます。会計士事務所や弁護士事務所といった業務委託先のほか、雑誌・新聞などの会員制サービス、各種団体にも連絡が必要です。重要な書類等が旧住所に配送された場合、機密情報や個人所法が漏えいする恐れもあります。
書類や備品としては、社員に配布する名刺や社員証、契約書・請求書・伝票、社判、封筒などに印刷している住所や電話番号の変更が必要です。ホームページなどに住所や電話番号を記載している場合は、移転当日に新しい情報に変更できるよう準備を整えましょう。
社内周知をするときは、社員がやるべき作業をまとめたマニュアルを作成・配布しましょう。移転当日のタイムスケジュールもマニュアルにまとめて配布すると、当日の移動がスムーズです。最後に施主検査を行い、希望したレイアウトどおりに工事が進んでいるのか、発注した家具やOA機器は正しい位置にセットされているのかなどを確認しましょう。
オフィス移転の当日～1ヶ月以内にやるべきこと
オフィス移転の当日～1ヶ月以内にやることをチェックリストにしてご紹介します。
- 移転当日の作業確認と立ち会い
- 原状回復工事と引き渡し
- 各機関への届け出
- 銀行口座やクレジットカード情報の変更
移転当日はオフィス家具やオフィス機器の搬出入を行うため、トラブルが生じないように移転先オフィスと移転元オフィスそれぞれで担当者が立ち会います。
荷物がすべて届いているかどうかに加えて、荷物に破損がないか、搬入経路に傷がついていないかを確認しましょう。
作業完了後は、賃貸借契約に基づいて旧オフィスの原状回復工事を行い、引き渡します。
続いて、以下の機関へ届け出を行います。
届け出が必要な各機関
- 法務局
- 税務署
- 社会保険事務所
- 労働基準監督署
- ハローワーク
- 郵便局
- 消防署
また、取引先の銀行口座や法人名義のクレジットカードは住所変更の手続きが必要です。
手続きの方法は銀行やクレジットカード会社によって異なりますが、必要書類を取り寄せなければならない場合もあるため、早めに手続きを行いましょう。
オフィス移転の際に
必要な手続き
オフィス移転を終えた後は、各機関に住所変更を伝える届け出が必要です。
それぞれに期限が設けられているため、時間に余裕をもって対応しましょう。素早く届け出をする必要がある順に、表にまとめてご紹介します。
※表は左右にスクロールして確認することができます
| 届け出をする機関 | 必要な書類 | 期限 |
|---|---|---|
| 税務署 | 異動届出書 | 移転後できるだけ早く |
| 消防署 | 防火管理者責任届出書 | 移転後できるだけ早く |
| 郵便局 | 転居届 | 移転後できるだけ早く |
| 社会保険事務所 | 健康保険・厚生年金保険適用事業所名称・所在地変更届 | 移転から5日以内 |
| 消防署 | 防火対象物使用開始届出書 | 移転から7日以内 |
| 消防署 | 防火対象物工事等計画と同時 | 工事開始の7日前 |
| 労働基準監督署 | 労働保険名称、所在地変更届 | 移転から10日以内 |
| ハローワーク | 雇用保険事業主事業所各変更届 | 移転から10日以内 |
| 税務署 | 給与支払い事務所等の開設・移転・廃止届出書 | 移転から1ヶ月以内 |
| 法務局 | 本店移転登記申請書（本店） | 移転から2週間以内 |
| 法務局 | 本店移転登記申請書（支店） | 移転から3週間以内 |