オフィス移転マニュアル

オフィス移転マニュアル

ビル選びの１０ポイント

天井高と柱の位置

電気容量

天井が低いと息苦しい空間になります。
最低でも2.6ｍは欲しいところです。
理想は、2.7ｍ以上。
また、柱は数だけでなく立っている位置にも目を向けておきましょう。

電気容量は改善が著しく、最近建設されたビルならばほとんど心配はいりませんが、特に注意を要するのはコンセント容量です。
追加電源は基本的には早いもの勝ち。
この点についてのチェックも必要です。

立地と賃貸条件

配線

まず、実際に最寄りの駅から歩いてみましょう。
社員の交通費、お得意先に出向くための交通費もバカになりません。
また、場所がわかりやすい場所にあるかどうかも要注意です。

ＯＡのネットワーク化に対応するため、念入りにチェックしましょう。複数フロアを借りる場合は、横方向だけでなく、縦方向のシャフト、ＥＰＳがあるかどうかも要チェックです。

床の耐荷重

採光と照明

通常のオフィスで必要とされる床の耐荷重は、300㎏/㎡。
問題なのは、移動書庫等を設置する場合です。
荷重がかかるものは、荷重を分散させる方法などを検討しなくてはなりません。

窓が多い方がいいのは言うまでもありませんが、景色も考慮に入れるべきです。
蛍光灯の場合注意したいのが、グレア（まぶしさ）です。
また、照明がオフィスのレイアウト変更に対応できるかどうかもポイント。

空調

周辺環境

空調でチェックしたいのは、どのくらいの冷房負荷を見込んで設計してあるかです。
冷房負荷とは、冷房のために取り去るべき熱量のことです。
また、冷暖房同時運転ができるかどうかも確認しましょう。

交通機関のほかにも周辺環境で確認しなければならないポイントは、いくつかあります。
例えば、銀行や郵便局など業務上必要な公的機関が近くにあるかどうか。
昼夜のための飲食店はどのくらいあるのか。
夜間の街灯の明るさや人通りに問題はないかどうか、など。

ビル使用時間

駐車場の有無

早朝出勤や残業などを想定し、土日・祝祭日や夜間のビル開閉時間などを確認しましょう。

駐車場は何台分必要かチェックしましょう。
その場合、自社用だけでなくお客様も勘定に入れることを忘れないでください。
オフィスビル内に駐車場設備がない場合は、近隣に当りをつけましょう。

移転の盲点１０ポイント

スケジューリング

引越し中の電話は？

まず、ほかのテナントと移転日が重ならないようにビル側によく確認しておきましょう。
道路が混雑する月末などは避けた方がベター。
また、年間の引越しの35％が3月15日から4月10日に集中するといわれており、費用もかさみます。
コストダウンをはかるため、できるだけ他の月に実施できるようスケジューリングしましょう。

電話の移転手続きは1ヶ月前から受け付けています。
工事は予約後1週間から10日位ですが、取り外しは移転終了後の方がいいでしょう。
3，4月のラッシュ時に移転する場合は早めに手続きを開始しましょう。
また、現電話局受け持ち内でも移転にともない電話番号が変更される事がありますので、要チェック。
ちなみに電話の移転案内サービス(原則として変更後から3ヶ月）は無料ですので、ぜひ申し込みましょう。
新レイアウト図の各デスクに電話、FAXなどの位置とナンバーを明確にした図面を作成しておくと便利です。

チームつくろう！

案内をしないと！

すべて総務部任せにしては、スムースな移転は果たせません。
社内で庶務、OA、移転、レイアウトと4チーム分けて編成し、作業を分担し合うことが必要です。
庶務チームは予算管理、契約関係を、OAチームはシステム構築管理、電話・OA機器移設を、移転チームは全プロセスの管理と物流、施工を中心に担当します。
また、レイアウトチームは、オフィスレイアウト作成という移転の核となる作業を担当する関係上、各チームの代表と綿密に連絡を取り合うようにしましょう。

移転住所の確認をもう一度してください。
案内状と名刺は、移転決定と同時に準備します。
特に案内状配布先のリストは案内漏れやダブりがないよう、注意しましょう。
また、制作・印刷・宛名書き・発送など相当の時間を要するので、綿密なスケジューリングが必要です。

届け出に注意！

いろいろ変わります！

本社移転の場合は、「定款の変更」必要です。
「定款の変更」となると株主総会の招集やその招集を決議するための取締役会の開催など、さまざまな手続きなどがドミノ倒しのように続いて発生してきますのでスケジューリングに注意して円滑に進めましょう。
また、「類似商号の調査」や「商号の仮登記」などの手続きが必要になる場合があります。
さらに「納税地移転」の届け出など税務署、地方税事務所への届け出にも注意しましょう。

必要な表示変更アイテムをリストアップしましょう。
そして、一部差し替えですむのか、そして、新規制作が必要なのかチェックしてください。これも、制作から印刷までに時間を要するので、綿密なスケジューリングが必要です。
ちなみに表示変更が必要なのは一般的に各種伝票類、各種ゴム印、レターヘッド、封筒類、製品カタログなど、会社案内、看板、営業車の表示などで多岐にわたります。

レイアウトを決めないと・・・

行方不明になります！

現状オフィスのレイアウトを正確に実測調査し、現状レイアウト図を作成しましょう。同じように移転先レイアウト図も作成。
什器備品の何がどこにあるのか、どこに移転するのかを明確にしていきます。
搬出搬入作業はすべて、レイアウト図とラベルに従って行われます。
同時に、現状の書類の量を調べておきましょう。新しいレイアウト作成の際、確保すべき書類収納スペースが楽に割り出せます。

移動はすべてラベルに記入された番号によって行われます。
ラベルが貼っていないものは、その場に残されたり、行方不明になってしまいますから注意してください。
また、ラベルにちょっと工夫をしておくと、作業が円滑に進みやすくなります。
例えば、同じダンボールでも共用書類なら、書類の中身をラベルに記載し、個人の書類なら社員の名前を記載し区別する。
行き先別(ビル別・フロア別)に色分けしてみる。
ラベルもアットランダムに貼るのではなく、移動か廃棄により貼る位置を変えるなどです。

引越し作業をスムーズに

元の姿に戻しましょう！

まず、「移転物品リスト」を各セクションごとに作成してください。
その際「廃棄物品リスト」と新規購入リスト」も作成しておくと、作業が効率的に進みます。
この機会に制服や、ポケベル、社用車といった引越しと直接かかわりのない物品リストも合わせて作成しておくと、会社の全資産リストを作る際に役立ちます。物品リストとレイアウト図ができたら、現状レイアウト図の什器・備品に「行き先別」の色分けをしていきます。
同様に、移転先レイアウト図の什器・備品に「どこから来るのか」の色分けをしていきます。
こうしておけば、移転作業において什器・備品の転用状況が一目でわかって便利です。

テナントオフィスは原状復旧することが義務づけられています。
最近は、この義務づけに対して異議を唱える声も大きくなっていますが、当分は続きそうです。
意外な盲点ですので、復旧の対象はきめ細かくチェックしていきましょう。

移転のコスト

引越し費用	搬出入費	作業人件費や、養生費など。新ビルによっては大型のコンピュータや什器などの搬出入が困難で経費がかさむことも。
	施工費	什器の解体や転用什器、新規購入什器の組立費用。LAN等敷設している場合は配線工事費が発生。
	運送費	車両費、残材処理費等。粗大ゴミには意外に高額の廃棄費用が発生。
	資材費	ダンボールやラベル、OA機器や什器を包むエアーキャップ等。移動するものの量をある程度把握して算出。

原状復旧費	造作物・電気設備撤去費	役員室や受付まわり等、入居時に造作工事を行った場合は、その撤去が必要。照明等変更している場合も多いので要注意
原状復旧費	床壁・天井補修費	契約内容によって異なりますが、一般的には張り替え等が必要。びるによっては業者指定され、割高になることも。

入居関連工事費	内装工事費	試算の時点でインテリアデザインが決まっている事は、まずないので、以前入居したビルにおける内装工事費を参考に算出。
	設備工事費	電気・通信・防災・空調設備変更にかかる工事費。
	新規什器購入費	どれを新規購入するか、転用什器との兼ね合いがポイント。
	サイン工事費	外看板やビルエントランスの社名表示にかかる費用

庶務関係費	封筒・名刺・社用便箋等作成費	すべて造り替えるのか、今までのものにとりあえずシールを貼って使い切るのかで、かなり違いが。
	案内状作成発送費用	制作費、印刷費の他、発送費もかかるので注意。
	営業用ツール作成費	SPツールに住所等が書き込まれているもの。住所の変更にともない作成費用が発生。